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湖北省农业生产资料协会档案管理工作

http://www.3456.TV/xiehui/3456_hbnzxh 　　2010/5/6 10:28:11 　　浏览次数：887

湖北省农业生产资料协会档案管理工作：

湖北省农业生产资料协会档案管理工作：
    1、档案材料的收集
    （1）建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
    （2）对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
    （3）及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
    2、档案的归档、立卷与管理。1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
    （1）区分全宗，确定立档单位。
    （2）分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
    （3）归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
    （4）案卷排列。立卷按、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
    （5）整理案卷，使之厚度适宜，控制在
    （6）对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
    （7）每年对档案进行一次清理：
    （8）不必要保存的材料；
    （9）对破损和褪色的材料进行修补和复制。
    3、档案的保管
    （1）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的；
    （2）公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
    （3）做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
    4、档案的鉴定
    （1）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
    （2）确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
    （3）协会档案保管期限分、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
    5、档案的销毁
    （1）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册保存；
    （2）办理销毁手续，经协会理事会批准，方能销毁；
    （3）销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字；
    （4）协会终止、解散时，档案应移交主管部门或当地国家档案馆；
    （5）协会档案托管单位应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
    6、档案借阅、利用工作
    （1）凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经协会领导签批后方能调阅
    （2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
    （3）借阅期限不得超过棗星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。
    （4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
    （5）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经协会会长批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须协会会长同意且审核后方能带出。
    （6）协会档案利用的方式有：
    A、提供档案原件；
    B、提供档案复印件；
    C、提供文献索引资料。
    （7）档案主管应接受协会有关部门、人员定题咨询要求。
    （8）依据国家档案、统计法律法规，做好协会档案统计工作。
    （9）政府有关部门依法执行公务，需要查阅协会档案，档案管理部门应予以配合、协助。

信息分类：湖北省农业生产资料协会　　编辑：李旭东